Quanto tempo lavorativo spendiamo in riunioni? Dal 35 percento al 50 percento, secondo una ricerca americana. Il Guardian stima che siano circa 9mila le ore che ciascun impiegato passano in riunione nell’arco della sua carriera…. E non sempre questo tempo è produttivo. Il tempo perso è anche denaro per le aziende. Cosa possiamo fare per sfruttare al meglio queste occasioni?
Rendere produttivi questi incontri non è difficile, grazie a dei piccoli accorgimenti da adottare.
Si inizia dal pre-riuinone. Diamo a tutti i partecipanti e i membri del team il materiale da esaminare in anticipo. In questo semplice modo si tagliano i tempi di presentazione. Tutti sono al corrente di tutto ed è più semplice arrivare subito al punto.
All’inizio della riunione inserisci sempre una nota positiva come voce dell’ordine del giorno. Ciò consente ai membri del team di segnalare le buone notizie che si verificano nella loro area di responsabilità. Questa tecnica aumenterà l’energia e aiuterà a creare un buon clima per la discussione.
Durante la riunione, una volta detto quello che ci sta a cuore, bisogna incentivare tutti a partecipare. Ci sono delle domande strategiche che possono agevolare il processo:
- “Chi vorrebbe aggiungere qualcosa?”
- “Cosa ne pensi di questo?”
Dopo può essere utile fare una breve pausa caffè, in modo che le persone possano pensare a quanto chiesto senza sentirsi sotto pressione.
Un altra tecnica efficace è quella dello “Pensa, scrivi, condividi”. Poni le domande che ti stanno a cuore e chiedi a tutti i partecipanti di scrivere le risposte alle tue richieste. Concediti del tempo per scrivere, quando tutti sono pronti, chiedigli di esporre le loro idee.
Crea gruppi di discussione per vari elementi dell’agenda. Dopo un periodo di tempo prestabilito, riunisci i membri del team per condividere con tutti i risultati che hanno raggiunto.
Durante un brainstorming usa un approccio “round-robin” lasciando che ogni membro della squadra condivida un’idea. Consenti ai membri di passare il turno se non sono pronti, in modo da avere più tempo per pensare. Ma assicurati di tornare da loro alla fine.
Molto importante è gestire i dominatori. Alcune persone contribuiscono naturalmente più di altre, ed è una cosa positiva, ma non possiamo dimenticarci di quelli che parlano meno, ognuno è essenziale all’interno di un team. Una tecnica efficace è chiedere: “Sentiamo da qualcuno che non ha ancora avuto la possibilità di contribuire”. Questo invita le persone più tranquille a parlare senza che il dominatore si senta messo da parte.
Che dire a questo punto?
Buona riunione!
Chiara Porta
Direttore Responsabile Eo Ipso (www.eoipso.it)
