La messa in scena di un evento per una campagna politica è in parte arte, in parte scienza. Va gestito perché i soldi investiti fruttino e non finiscano nel cestino.
L’evento va considerato quasi come una piccola campagna a se stante. È necessario sviluppare e approvare una proposta completa, che includa la tempistica, le attività, i compiti, i luoghi, i partner, l’estensione dei media, l’uso di video, gli inviti e la registrazione. I dirigenti e le responsabilità dello staff devono essere assegnati e le persone che lavorano su tutti gli aspetti dell’evento sono responsabili.
Una volta deciso cosa fare va pianificata anche una copertura mediatica, a seconda del budget potrete decidere se fare pubblicità con cartelloni, volantinaggio, annunci sui media, nel contempo potrete affidarvi a un comunicato stampa. La copertura strategica della stampa locale potrebbe essere la tattica migliore, in questo caso potrebbe valere anche più di quella nazionale.
Potrebbe essere utile cercare una partnership con associazioni locali che hanno interessi comuni alle proposte fatte nel programma elettorale. La cosa può portare dei vantaggi, ma anche degli svantaggi. Fai una riunione per decidere la divisione dei compiti. La pianificazione degli eventi può essere stressante, in particolare quando le organizzazioni con diversi obiettivi, obiettivi e risorse si uniscono.
Prima di decidere la data dell’evento, assicurati che non ce ne siano altri in contemporanea nello stesso territorio. E’ bene che il maggior numero di persone possibile abbia la possibilità di parteciparvi.
Manda inviti a fai un recall su tutte le persone che è importante che che siano presenti: i partner, gli sponsor. E’ importante capire chi è a bordo e chi no.
Controlla i costi e sulla base del budget decidi cosa fare.Un congresso è un evento importante, ma a volte può bastare una una tavola rotonda o un happy hour, a seconda degli obbiettivi che ci si è prefissati.
Se non si ha del personale interno qualificato può essere una buona idea rivolgersi all’esterno a un’agenzia qualificata per dirigere tutto. Avrete un solo interlocutore che risolverà i problemi per voi.
Chiara Porta
Direttore responsabile dell’agenzia di comunicazione Eo Ipso (www.eoipso.it)
