La flessibilità ha aperto nuove sfide di comunicazione, non solo con i propri capi, ma anche tra colleghi. In più, il mercato globale in continua crescita ha comportato un aumento dei viaggi d’affari e il tempo trascorso fuori dall’ufficio è diventato prezioso per la crescita e lo sviluppo del business.
Per parlare d’affari gli incontri di persona sono preziosi, ma la macchina organizzativa dell’azienda deve funzionare anche se non tutti sono presenti alla scrivania. Come fare allora? Tre piccoli trucchetti potranno aiutare tutti, capi e colleghi, ad avere ogni cosa sotto controllo. In questo modo i report e il passaggio di consegne saranno facili.
- E’ importante dare aggiornamenti al proprio capo o capo squadra senza doverli chiedere. Chi è lontano, magari con un fuso orario diverso di molte ore, ha bisogno di dare e ricevere aggiornamenti su quello che sta succedendo in azienda. E’ un accorgimento che ci salva dalla ricerca di risposte a tarda notte e riduce la frustrazione e le sorprese. E’ vantaggioso per tutti. Ricordatevi sempre di essere brevi nelle vostre note: i punti elenco sono un utilissimo metodo di scrittura.
- Utilizzate le piattaforme condivise. Mantenete i dati registrati, condividete documenti e fogli di lavoro. Tutto il team sarà così informato su tutti i progetti in corso.
- Usa le notifiche push delle app telefoniche per rendere più efficiente il tuo flusso di lavoro. Imposta notifiche di calendario o avvisi per comunicare con il tuo team. FaceTime, Google Hangouts, GoToMeeting: qualsiasi piattaforma tu usi, usala spesso.
Sembrerà banale, ma in questo modo il lavoro sarà sempre sotto controllo e sarà più facile ricordarsi delle scadenze. Alla richiesta di un cliente, chiunque sarà in grado di rispondere.
Dove regna il caos e il disordine è più facile essere vicini al fallimento. Sono i nostri clienti a pagare lo stipendio di tutti: facciamoli sentire importanti e coccolati, con immediatezza e precisione.
Chiara Porta
Direttore Responsabile Eo Ipso (www.eoipso.it)
